Bij House of Basten hechten wij grote waarde aan privacy, veiligheid en transparantie. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij ze beveiligen en welke rechten u heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Voorwoord

House of Basten verwerkt dagelijks gegevens die klanten via onze website, bestelformulieren, intakeformulieren, social media beheer, e-mail en de aanleverpagina met ons delen.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van onze diensten en nooit zonder toestemming gedeeld met derden.

Wij bewaren alle informatie veilig, vertrouwelijk en uitsluitend voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Gegevens die via onze beveiligde AANLEVEREN-pagina of via unieke toegangscodes bij ons binnenkomen, worden met extra zorg behandeld. Toegangscodes, bestanden en persoonlijke informatie worden nooit gedeeld, doorverkocht of voor andere doeleinden gebruikt.

House of Basten werkt volgens de wettelijke verplichtingen van de AVG, en gaat zorgvuldig en professioneel om met alle data die wij ontvangen.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

House of Basten
Heusden, Nederland
E-mailadres: info@houseofbasten.nl
KvK-nummer: 97254282

House of Basten is verantwoordelijk (verwerkingsverantwoordelijke) voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten. Afhankelijk van welke dienst u bestelt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Contact- en bedrijfsgegevens
• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bestelnummer

Dossier- en projectgegevens
• Opdrachtdetails
• Intakegegevens
• Voorkeuren voor ontwerp, stijl, kleuren en huisstijl
• Aangeleverde teksten, foto’s en logo’s
• Gebruikte social media kanalen

Technische en websitegegevens
• IP-adres
• Browsergegevens
• Apparaatgegevens
• Cookies
• Gedrag op de website

Betaalgegevens
• Betaalstatus (geen volledige kaartgegevens, die verlopen via Mollie)

Toegangscodes
• Unieke toegangscodes voor de AANLEVEREN-pagina
• Verificatiestatus
• Tijdstip van gebruik

Deze codes blijven volledig vertrouwelijk.

4. Bijzondere informatie: wachtwoorden & toegangscodes

House of Basten verstrekt bij bepaalde diensten een unieke toegangscode waarmee u bestanden kunt aanleveren.
Deze codes:

• Zijn strikt persoonlijk
• Worden niet gedeeld met derden
• Worden niet gecombineerd met andere systemen
• Worden uitsluitend gebruikt om u toegang te geven tot uw aanleveromgeving
• Worden beveiligd opgeslagen
• Worden automatisch ongeldig wanneer uw project is afgerond
• Worden nooit door House of Basten verder verspreid

Wij vragen u deze toegangscode nooit openbaar te plaatsen.

5. Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

House of Basten verwerkt gegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van onze diensten
• Het ontwerpen van logo’s, websites, huisstijlen, kaarten en flyers
• Het uitvoeren van social media beheer
• Het verwerken van uw bestelling
• Het communiceren over uw opdracht
• Het kunnen leveren van bestanden en opleveringen

Administratie & naleving wetgeving
• Facturatie
• Boekhouding
• Contracten en overeenkomsten
• Wettelijke fiscale verplichtingen

Websitefunctionaliteit
• Verbeteren van gebruikservaring
• Optimalisatie van pagina’s
• Veiligheid en misbruikpreventie

Marketingdoeleinden (beperkt en AVG-proof)
• Updates over diensten
• Reacties op aanvragen
• Informatie die gerelateerd is aan eerder afgenomen diensten

Wij sturen geen ongewenste spam en geven uw e-mailadres nooit door aan derden.

6. Rechtsgrond voor de gegevensverwerking

House of Basten verwerkt persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming van de klant
• Uitvoering van een overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, administratie)
• Wettelijke verplichtingen (belastingdienst, facturatie)

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Projectbestanden: maximaal 24 maanden
• Facturen en administratie: 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Toegangscodes: automatisch verwijderd na afronding van het project
• Intakeformulieren: 12 maanden
• Social media materiaal: maximaal 3 maanden na beëindiging van het beheer

Bestanden die u uploadt via de aanleverpagina worden uitsluitend gebruikt voor uw opdracht.

8. Delen wij persoonsgegevens met derden?

Alleen wanneer dat noodzakelijk is voor:

• Betalingen (via Mollie)
• Hosting van websites
• Software voor intakeformulieren
• Back-up beveiliging
• Wettelijke verplichtingen (belastingdienst)

Deze partijen verwerken gegevens volgens strikte verwerkersovereenkomsten en mogen uw gegevens nooit zelf gebruiken.

House of Basten verkoopt of verhandelt nooit persoonsgegevens.

9. Beveiliging van gegevens

Wij nemen strenge technische en organisatorische maatregelen:

• Veilige SSL-verbinding op alle pagina’s
• Toegang tot data is beperkt tot noodzakelijke medewerkers
• Versleutelde opslag waar mogelijk
• Regelmatige back-ups
• Beveiligde toegangscodes
• Beveiligde formulieren voor aanlevering
• Strikte toegangscontrole

House of Basten beoordeelt beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze aan wanneer nodig.

10. Uw rechten als klant

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Gegevens te laten corrigeren
• Gegevens te laten verwijderen, wanneer wettelijk mogelijk
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Uw toestemming in te trekken
• Uw gegevens op te vragen (gegevensportabiliteit)
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via e-mail.

11. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van functionele cookies voor:

• Veiligheid
• Basisfuncties
• Verbetering van gebruikservaring
• Analyse van verkeer

Wij gebruiken geen agressieve trackingcookies of ongewenste advertentietrackers.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar.
Wij vragen nooit bewust gegevens van minderjarigen.
Indien gegevens onbedoeld zijn ontvangen, worden deze verwijderd.

13. Social media beheer en privacy

Bij social media beheer verwerken wij:

• Toegang tot bedrijfsaccounts (indien verstrekt)
• Content die klanten zelf hebben aangeleverd
• Materialen voor posts en ontwerpen

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van geplande content.

Inloggegevens van social media worden:

• Nooit gedeeld met derden
• Nooit gebruikt voor privédoeleinden
• Verwijderd na beëindiging van de samenwerking

14. Datalekken

Bij een datalek:

• Wordt onmiddellijk intern onderzoek uitgevoerd
• Worden betrokken klanten direct geïnformeerd
• Wordt, indien wettelijk verplicht, de Autoriteit Persoonsgegevens ingelicht

House of Basten documenteert alle relevante incidenten.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen.
Op de website staat altijd de meest recente versie.